008 第六章 財務管理
6.1 徵收管理費的權力來源
6.1.1 權力來源
一間物業管理公司（管業公司）作為一座大廈，或一個屋苑的管理者，代表所有業主管理大廈，並向諸位業主收取管理費。這裏有一個問題，業主為甚麼一定要交管理費給管業公司？如果業主不喜歡的話，可否不交管理費？換句話説，管業公司憑甚麼權力去管理一棟大廈？
管業公司的權力來源不外乎下列三種︰
1. 《大廈公共契約》（公契）
每座多層大廈都有一份《公契》，《公契》是由大業主（發展商）制訂，在業主買樓時，公契便對其權責上生效，事實上管業公司在業主入伙前便已履行管理職責。除少數單棟式唐樓外，大多數公契都列明大廈由指定的管業公司管理，界定管業公司的職責，及界定每一單位的業權份數。業權是業主對大廈管理的權力及責任的比例，管理費主要根據業權份配付。
2《建築物管理條例》（香港法律第344章）
《建築物管理條例》清楚説明業主成立業主立案法團，與管業公司之間的關係及權責，以平衡及補充公契的不足。下列條款就《公契》與該條例有抵觸時，就以該條例為準︰
（1）管理開支的總額釐定；
（2）賬目的保存及記錄；
（3）經理人開設有息銀行戶口；
（4）特別基金；
（5）經理人訂立合約；
（6）經理人請辭；
（7）法團終止經理人的委任；
（8）經理人在委任結束後的責任。
3. 由業主立案法團委任
業主立案法團（法團）是根據《建築物管理條例》成立的業主組織，其權力來自法例及業主授權，是業主的代表。法團可直接對大廈進行管理，或委任管業公司代為執行，一些單棟式的大廈會由法團直接聘請看更，較大的屋邨多數交由管業公司代為管理。管業公司與法團簽訂管理合約，其權力來自法團。
6.1.2 大廈管理人的職責
根據《建築物管理條例》，大廈的管理人，即法團或其委任的管業公司，職責如下︰
（1）大廈維修保養；
（2）遵守政府工程指令；
（3）執行《公契》
（4）僱用管理人員；
（5）財務管理；
（6）購買保險；
（7）消防安全；
（8）防盜及保安；
（9）保持環境衛生；
（10）追收欠費；
（11）召開定期會議、周年大會。
6.2 管理開支及制訂財政預算
6.2.1 管理費的釐定
管理費的釐定，主要是因應來年大廈管理所需的支出而調整，所有開支大致可分為三種：
1. 基本開支
基本開支（經常性開支）包括人工、保安、清潔、水電等外判合約及保險等，這些開支比較穩定。
2. 非經常性開支
非經常性開支包括維修工程，更換或改善設施，水電工程及外牆保養等，工程的次數和費用往往較難準確預計。
3. 維修基金
一個完善的管理制度，應把大型維修項目的開支也包括在內。維修基金由日常經費之中撥備，遇有大維修便無須另行集資。
6.2.2 收支不平衡的原因
物業管理是一門相當穩定的行業，能夠量入為出。通常營商最大的不穩定因素是顧客需求的不可預知，但物業管理的顧客卻非常穩定，業戶人數及服務內容很少會有大變動。照道理在如此穩定的環境中，理應可以好好計劃，一切在掌握之中，是一門不會虧本的服務行業。
但世事豈能盡如人意，物業管理實際上也有虧本的情況。這種情況多數發生在樓齡高的大廈。在討論虧本的成因前，我們先要了解法例對物業管理的規範，及了解物業管理的運作。
管業公司收支不平衡，當然是由財政預算偏差所引致。預算不足主要是由兩種原因造成，一是事前無法估計的額外開支，二是某些費用在制訂預算後大幅度加價。
1. 通脹
如通脹高企，會使所需開支超過預期金額。近數年香港物價通縮，這對物業管理的成本影響較少。
2. 突發性事項
一些事前無法估計的突發性事件，可能會增加大廈管理開支，例如火警或漏水等。雖然有保險賠償，但並不能完全補償有關損失及開支。
3. 政府修改條例
近年香港政府對樓宇結構安全、消防安全及電力裝置等，均提高要求，例如勘察及維修樓宇結構安全、供電安全系統及維修斜坡等。為了符合法例要求，往往要更新原有系統或進行改善工程，動用額外資金。
4. 樓齡高邁
大廈原有之設施隨時日損耗，使維修費用增加，甚或已無法維修，必須更換系統。除非業主能集資進行大維修，全面更新系統，否則維修費高昂，效益卻日漸低落。
6.2.3 如何平衡管理開支
遇有超支，會產生兩種後果，一是延誤應予進行的維修，二是由管業公司代為墊支，業主們經法團批核後可欠管業公司債項。解決方法是必須向業主全面交待及解釋，超支或延誤維修的情況，及後向業主集資。一般程序如下︰
1. 管業公司所墊支的金額，需清楚列明在已審核的資產負債表上。
2. 詳細列明所需維修項目於預算表內，作為非經常性開支的一部份。
3. 事先進行招標報價，讓業主了解各項工程所需費用。金額通常是業主決定維修與否的關鍵因素，事先報價可免業主同意維修項目後，因所需費用高昂而反對。
4. 把上述報告提交周年業主大會討論。
5. 如所需資金龐大，可分期集資。
6. 除特別情況，上述費用按業權份攤分。
7. 一切招標報價程序，必須按照《建築物管理條例》之規定進行，一萬元開支需最少取得三份報價，超過十萬的要公開招標，並最少取得五份報價，招標前要詳細訂出工程項目、規格、細則及物料等要求，標書須清楚註明遞交標書地點、投標期限、截標日期及合作條款等。
8. 最好能設立維修基金，可免除突發性集資的困難。否則集資數目大容易使業主產生抗拒的情緒，逐項集資則使業主不勝其煩，所以，能使工程資金常規化最為理想。但要在舊大廈實行此制度著實不易，業主會視之為變相大幅度增加管理費而作出反對。缺乏維修基金，正是大部分舊大廈長期缺乏維修，令設施陳舊的原因。
9. 透過另行集資，可令管理費用在日常運作上，減少額外支出，收支自然容易平衡。
6.3 物業管理資金籌措
由於房產物業的維護、修繕、改建、更新和管理，都需要投入一定的人力和物力，因而要有大量的經費開支，資金籌措是物業管理正常運轉的基礎，保證受託物業提供優美、安靜、舒適、安全、方便的生活環境，提供完善和周到的服務，並發揮物業最佳使用效益和經濟效益。
6.3.1 管理費預算及分攤
業主經常因增加管理費作出投訴。其實按香港現行的法例，管理公司不能承包管理費用，而是以實報實銷的方式向全體業主收取管理費，而管理費之中則包含了管理公司的服務費（即利潤或可稱為經理人酬金）。
1. 管理費的開支項目
業主或租客付予物業管理公司作為管理、維修及保養公共地方及設施的費用，基本上包括以下各項開支︰
（1）員工薪金
（2）員工公積金及其他津貼
（3）保安費
（4）清潔費
（5）公共水費
（6）公共電費
（7）電梯保養及維修
（8）水泵保養及維修
（9）保安系統保養及維修
（10）消防設備保養及維修
（11）中央空調系統保養及維修
（12）會計費
（13）核數費
（14）律師費
（15）雜項維修費用
（16）管理處開支、如租金、水、電費、文具費
（17）園藝費
（18）保險費
（19）更新及改善基金撥備
（20）緊急備用金及其他雜支
2. 管理費的分攤
管理公司的服務費通常以所佔之面積作為分攤管理費的基礎。例如某建築物以10平方米作為1份，假設總建築面積為10萬平方米，即總份數為1萬份。若某戶所購入之單位面積為60平方米（即6份），該戶所應負擔的管理費應為︰
（預算中的管理費）X 6 ÷ 10,000
譬如，預算中的管理費 = 120萬，則該戶的管理費應為︰
$1,200,000 X 6 ÷ 10,000 = $720（平均每平方米為$12）
通常管理費的計算以「管理份數」（Management share / unit）為基礎。為著簡化計算面積及考慮到個別業主所享受不同的管理服務，例如地下商舖價值雖高，但用不著電梯服務，在這情況下，管理費可分三種計算方式。舉例，若某小區有面積不同的單位多種，由50平方米至120平方米不等，則可以將50至60平方米者作5份管理份數計，61至70平方米作6份管理份數計，如此類推。至於地舖之份數則適當調低，反映其享受的管理服務有別於樓上的住戶，然後每戶業主按所獲分配的份數比例分擔管理費。當然任何外攤管理費的方式都應該按公平原則，及視乎物業之實際情況而釐定。
另外，管理費的分攤方式也可以樓宇的價值作為「業權份數」（undivided share）的基礎。例如以每10元售價作為壹份業權，假設整項物業總值8,000萬元，即等於有800萬份業權。若某業主購入的單位售價為100萬元，即表示擁有10萬份業權，某業主所應負擔的管理費應為：
（預算中的管理費）X 100,000 ÷ 8,000,000
但這種計算方式只能在一手業主交易時作價訂定，日後因樓價波動大，售價就難以作為分攤的基準。
管理費的分攤，還要視乎業主或租客共同享用之公共地方及公共設施，例如︰
．電梯大堂、通道、樓梯、花園。
．供電、煤氣、自來水等設施、水泵、電梯、公共地方之渠道、管道、排污設施、公共天線、保安系統、中央空調等等。
但業主室內設施則不能當為公共設施，業主或租客需自行負責有關維修保養費。
3. 編制管理開支預算
在編制管理開支預算時，還必需參考以下因素：
（1）過往之支出模式
（2）通貨膨脹的趨勢
（3）大型設備的保養合約條款及協議的費用
（4）設備的折舊情況，如中央空調系統須預留「重置基金」（Amortization Fund）
（5）改善工程的費用，如加添保安設備、翻新外牆、更換管道等，以及初期的開辦費用，如管理處的設備、購買無線電對講機、大型垃圾桶、巡邏車輛等。
如物業管理公司不欲將上述第（4）及（5）兩項未來之支出作為日常運作費用，可另設立「改善工程基金」及「基本建設重置基金」。
6.3.2 物業管理資金預算方法
籌措物業管理資金計費標準的核算，是物業管理重要的一環，也是物業管理資金能否順利籌措到位的關鍵。一般籌措物業管理資金計費標準的常用方法有四種。
1. 成本法
成本是指物業管理公司首先按市場行情和實際費用支出，計算出物業管理費的成本價，然後加上一定的利潤率計算出的管理酬金，得出籌措物業管理資金計費標準的方法。成本法的關鍵是：收入和支出都是按實際成本計算，在收支平衡的基礎上維持一定的利潤率。
2. 對比法
這種方法也叫參照法。它是指參照同類物業管理費的計費標準，逐一估計每項管理支出和收入的辦法。參考對象可以是計費標準完善、執行效果良好的同區或經濟發展水平接近地區的同類物業。
3. 經驗法
這種方法是指，在掌握不同類型物業管理費計費標準及執行效果後，根據以往經驗確定受託管理物業的計費方法。這種方法比較實用、簡單。
4. 綜合法
這是指綜合上述三種方法的優點，對多種計費方案反覆比較、修改，最後制定最佳計費標準。用此方法制定的標準吸收了前三種方法的優點，所以具有很強的實用性。
6.3.3 物業管理資金籌措原則
1. 「量出為入」原則。在計算管理費時，物業管理公司不應抱有「量入為出」的態度，應該先評估所有預計之支出，然後決定管理費之水平。「量出為入」原則指在籌措物業管理資金，確定各種收費標準時，應嚴格按各項支出需要來計算確定。無論發展公司或分層業主，必須各自負責仍未賣出或空置單位之管理費，否則管理公司便會頓失預算。
若每月的管理費收入多於支出，有關盈餘便會撥入下期。若出現超支現象，則管理公司可從滾存的盈餘去補貼赤字，或提高管理費；有時，在適當時間，甚至可要求業主分攤集支繳足赤字。
2. 物業管理公司的收支要達到平衡及略有盈餘，亦應包括預算合理利潤（管理酬金，或稱為管理利潤）。
3. 相對穩定、適當調整原則。收取各種物業管理資金，涉及發展商、各業主和住戶的切身利益，一旦收費標準確定並為人們所接受後，就應保持相對穩定，至少保持1至2年不變。但由於經濟發展和人們生活水平提高及通貨膨脹因素，收費標準可以在適當的時候作出適當調整。
6.3.4 資金籌措渠道
作為業主，在委託物業管理公司管理物業，要求適時維修、更新公用設備、共用設施之同時，絕對有義務分擔一部分維修基金；另一方面，作為房產物業的所有者 — 業主，應該認識到，與其所持物業不可分割的公共部位和共用設施，會隨著使用樓齡的增長而逐漸損耗和老化，引致部分公共設施的價值下降，由於不可分割性，便直接影響到業主擁有的物業價值。而維修基金的逐年積存，則正好抵銷這一貶值部分。業主繳納的維修基金似乎是一項費用支出，但實質上是業主在管理撥備逐年逐月的積累，因此，業主分擔一部分維修基金亦合乎情理。
一般更新公用設備的維修基金，從管理費中收取，其計算方法如下︰
由於對房產物業的維修要求不盡相同，加上接管物業的性質、類型、對象不同，因此對業主收取的維修基金的標準也有異，目前仍缺乏統一標準。
6.4 日常綜合管理費的使用與管理
6.4.1 日常綜合管理費的構成
日常綜合管理費是指物業管理公司為了保證物業管理服務正常運作，而向業主或住戶收取的多項日常物業管理費用，包括以下各要點︰
1. 物業管理公司為聘用日常管理人員和維修工人的工資、津貼和福利支出等。
2. 保險費
指物業管理公司為物業投保公共設施財產保險（如火險、災害險等）、第三保險，及勞工保險等各種責任保險所需的支出。
3. 行政費
指物業管理公司管理部門人員的工資、辦公用的文具、紙張、賬表、印刷、郵電、書報、會議、水電費、差旅交通費、公共關係費、廣告費等。
4. 公用水電費
物業管理公司因大廈運作所耗用的水電費，如公共照明系統包括大廈、電梯、走廊、路燈、裝飾燈（含節日裝點燈）的用電等費用，及公共地方用水等費用。
5. 保安服務費
指物業管理公司為維護所轄區域範圍內的日常公共秩序，保安保衛警戒所需的費用。支付給保安人員的工資、津貼、福利支出、保衛系統設備的維護費、保衛工具雜項（如警棍、電池、手電筒等），或者支付承包專業保安公司的月費。
6. 環境衛生清潔費
指為保持物業環境衛生清潔所需的費用，包括清潔工人的工資、津貼、制服費和垃圾清運費、垃圾桶、垃圾袋購置費，和清潔所需的物料等費用。
7. 綠化養護費
指物業管理企業為護花種草，美化環境所需的各項費用支出，包括綠化用的材料費、工具器具費、綠化種植再造費、綠化養護工人工資、獎金、津貼，綠化用水費等。
8. 公共設施日常維修費
指一般公共設施和特殊公共設施的日常維修費用。包括公共照明系統、抽送風電機、供排水設備系統、供配電設備系統、消防系統、公共建築道路和電梯、中央空調、閉路電視設備系統等日常維修費用。
9. 其他日常管理費
指除上述各項費用開支以外，其他各項日常雜項的管理費用。
從上述日常管理費的構成中可以知道，有些費用如辦公行政費等，是屬於相對固定的費用，並不隨著所接管物業的數量而增減。
6.4.2 制定預算的考慮因素
物業管理公司在制訂日常所需綜合管理費的預算時，要考慮以下幾個因素︰
1. 計劃期內接管物業類型、性質、結構、設備設施裝置及管理服務要求；
2. 類似物業的以往歷史資料和日常綜合管理費的經驗數據；
3. 對未來通貨膨脹率的估計。
此外，選擇物業更新方案亦應考慮以下兩個因素：
1. 物業最佳更新周期的確定
物業管理公司在考慮物業是否需要更新時，不僅要考慮其物理上的耐用年限，而且要考慮其經濟上的可使用年限，即能帶來經濟效益的年限。為此，則要通過計算物業的經濟壽命期來確定物業的最佳更新周期。
物業的年成本，主要是由物業的「年投資成本」或等額年投資成本和年使用維修費構成。物業使用年限越長，則平均年投資成本越少，但如果物業已老化，則支出的日常維修費等年使用費就會增多；反之，物業使用年限越短，雖然各年支出的日常維修費可減少，但年投資成本卻會較高。因此，將年投資成本和年使用費相加，選其成本總額最低的年限，即為物業的最佳更新周期。
2. 物業更新時間的選擇
物業隨著使用磨損和自然損耗，維修等使用費會逐年增加，如果延續使用，會使物業的日常使用成本提高，在經濟上不合算，需要更新；另一方面物業陳舊的外觀、造型和使用性能上的落伍，亦會給業主或租房造成客流量減少、租金收入減少、營業收入降低等情況，帶來使用效益和經濟效益降低的後果，也需要更新。那麼，舊的物業究竟在何時更新最為合算呢？這就要通過採用新物業和繼續使用舊物業的經常維修作一比較。
6.5 溝通的重要性
6.5.1 與業主建立互信關係
若要好好把握物業管理的技巧，物業管理公司與住戶建立良好的溝通，是不可或缺的。管理公司內部有良好溝通，公司就可以輕易達到合格的服務水準。否則，所管理的大廈必然問題叢生。
管業經理是財政開支的把關者，必須審慎考慮每一個項目支出。工程維修是最容易超支的項目，必須製定嚴謹的批核程序，確保不會超出預算。財政預算中有專款用作維修之用，一旦超出預算，必須報告及解釋，並尋求節流之道。業主是管業公司的顧客，也是老闆，若彼此不能好好溝通，在這個重視個人權益的時代，恐怕難以有效管理。當然，管業公司在某些情況下，難免與個別業主有衝突，但無論如何，它與整體業主的利益是相同的。
業主往往因為對管業公司的運作不了解，而對大廈環境漠不關心，管理公司亦不善於這種政治性的工作，很難與眾多業主建立互信關係。要打破這種局面，必須透過業主組織，當中最有效的，莫過於業主立案法團。法團成員來自業主，是業主的代表，在業主中有認受性，某些事情由法團出面，較易取信於業主。
物業管理公司除與業主立案法團或委員會開會作出意見交流，亦應該定期在大廈貼出通告，讓住戶了解某些管理措施的最新進展及設施情況。就以機電設備損壞為例，管理公司可以通過通告形式，讓住客知道最新情況，一來住客可以清楚事件發展，增加信心，同時也自然促進彼此的意見溝通。
例如大廈出現物業更改用途及違例建築物時，物業管理公司可以通過業主組織，要求住戶拆除違例建築物，以及將用途更改回原有用途，否則，管理公司可引用公契及物業管理條例，循法律途徑解決。相信管理公司通過業主委員會備案，整件事會更容易和諧地解決。
若涉及運用資金賬目的問題，物業管理公司與住戶更需要溝通。例如住客要求強保安工作，在舊式大廈增設閉路電視等防盜設備。因此，若果要滿足住戶的需求，便需要支出大筆金錢添置防盜器材。假如通過業主委員會之認同及支持，住戶會較為容易接受分擔增加防盜器材開支的方案，有關工作便得以盡快展開。另外，物業管理的賬目問題，也倍受關注，因為未必所有人士都了解會計上的賬目，但有了業主委員會的組織，則可以安排雙方皆信賴的核數師來審核賬目，證明物業公司沒有濫用資金，增加住戶對管業公司的信心。
水能載舟，亦能覆舟，一個運作不健全，對大廈管理運作一無所知的法團，是管業公司的災難。由於法團成員通常對物業管理不認識，對法團的運作方法，及有關之法例及程序亦可能不甚了了，成員間難以建立共識，其他業主亦會對法團的工作提出質疑，結果只會製造混亂。
管業公司在利己利人的原則下，大可主動協助法團彼此了解運作，提供專業意見，替法團做一些行政工作，使法團的運作踏上軌道，法團委員更可作為管業公司與業主間的橋樑，使法團發揮其應有的功效。
6.5.2 與員工建立良好的溝通關係
良好的溝通包括適當的內部聯繫。上情下達，上層的訓令，基層人員有否切實執行，這是一般管業公司時常面對的障礙。事實上，由於人手問題，又或者基層人員經驗不足，以致上層管理人員明知問題所在，鑒於人手資源缺乏，致使無法解決。
究竟如何將訊息清楚傳達予下層，而下屬又如何將訊息反映到上層，怎樣才有理想的溝通渠道？物業管理公司經常都要處理很多繁瑣問題，例如停車場油漬、廁所鹹水供應中斷之類的投訴都十分普遍，公司怎樣才可知道大廈的所有問題？諸如此類，不勝枚舉，其中的一個可行方法就是每天早上舉行一次簡短（越短越好）之例會，聆聽各小組負責人的報告，包括過去二十四小時內發生的事項。各小組主管因為要在會議上提出報告，亦促使小組主管平日相互了解基層人員的工作，而且上層主管也可以在會議上將公司政策傳達到小組主管，因而使公司運作上有緊密的協調。
會計部常説某住戶未有交管理費，亦不了解住戶欠交清潔費用的原因。其實住戶可能是因為對垃圾延遲清理不滿，以遲交管理費引起管理人的注意。故此，若公司能全面協調工作，物業管理效率自然增加，許多微瑣的問題，若置諸不理，可能會演變為大問題。
例如住戶投訴停車場治安不理想，上層人員當然可以馬上發出指令要求基層人員加強巡邏停車場，但如何知道基層人員有沒有切實執行指令？公司主管可以通過一些簡單措施，監察指令的執行，包括規定管理員簽到、打更鐘，保證管理員在一定時限巡視停車場，亦可要求管理員紀錄每一部出入停車場的車的車牌。
此外，大廈管理是每天二十四小時不停運作，而管理人員也分不同時間上班。為了讓早班人員與晚班人員有更佳的銜接，應該設有約半小時的「交接更時間」，讓上更人員交待未完的職責予下更人員。
6.1.1 權力來源
一間物業管理公司（管業公司）作為一座大廈，或一個屋苑的管理者，代表所有業主管理大廈，並向諸位業主收取管理費。這裏有一個問題，業主為甚麼一定要交管理費給管業公司？如果業主不喜歡的話，可否不交管理費？換句話説，管業公司憑甚麼權力去管理一棟大廈？
管業公司的權力來源不外乎下列三種︰
1. 《大廈公共契約》（公契）
每座多層大廈都有一份《公契》，《公契》是由大業主（發展商）制訂，在業主買樓時，公契便對其權責上生效，事實上管業公司在業主入伙前便已履行管理職責。除少數單棟式唐樓外，大多數公契都列明大廈由指定的管業公司管理，界定管業公司的職責，及界定每一單位的業權份數。業權是業主對大廈管理的權力及責任的比例，管理費主要根據業權份配付。
2《建築物管理條例》（香港法律第344章）
《建築物管理條例》清楚説明業主成立業主立案法團，與管業公司之間的關係及權責，以平衡及補充公契的不足。下列條款就《公契》與該條例有抵觸時，就以該條例為準︰
（1）管理開支的總額釐定；
（2）賬目的保存及記錄；
（3）經理人開設有息銀行戶口；
（4）特別基金；
（5）經理人訂立合約；
（6）經理人請辭；
（7）法團終止經理人的委任；
（8）經理人在委任結束後的責任。
3. 由業主立案法團委任
業主立案法團（法團）是根據《建築物管理條例》成立的業主組織，其權力來自法例及業主授權，是業主的代表。法團可直接對大廈進行管理，或委任管業公司代為執行，一些單棟式的大廈會由法團直接聘請看更，較大的屋邨多數交由管業公司代為管理。管業公司與法團簽訂管理合約，其權力來自法團。
6.1.2 大廈管理人的職責
根據《建築物管理條例》，大廈的管理人，即法團或其委任的管業公司，職責如下︰
（1）大廈維修保養；
（2）遵守政府工程指令；
（3）執行《公契》
（4）僱用管理人員；
（5）財務管理；
（6）購買保險；
（7）消防安全；
（8）防盜及保安；
（9）保持環境衛生；
（10）追收欠費；
（11）召開定期會議、周年大會。
6.2 管理開支及制訂財政預算
6.2.1 管理費的釐定
管理費的釐定，主要是因應來年大廈管理所需的支出而調整，所有開支大致可分為三種：
1. 基本開支
基本開支（經常性開支）包括人工、保安、清潔、水電等外判合約及保險等，這些開支比較穩定。
2. 非經常性開支
非經常性開支包括維修工程，更換或改善設施，水電工程及外牆保養等，工程的次數和費用往往較難準確預計。
3. 維修基金
一個完善的管理制度，應把大型維修項目的開支也包括在內。維修基金由日常經費之中撥備，遇有大維修便無須另行集資。
6.2.2 收支不平衡的原因
物業管理是一門相當穩定的行業，能夠量入為出。通常營商最大的不穩定因素是顧客需求的不可預知，但物業管理的顧客卻非常穩定，業戶人數及服務內容很少會有大變動。照道理在如此穩定的環境中，理應可以好好計劃，一切在掌握之中，是一門不會虧本的服務行業。
但世事豈能盡如人意，物業管理實際上也有虧本的情況。這種情況多數發生在樓齡高的大廈。在討論虧本的成因前，我們先要了解法例對物業管理的規範，及了解物業管理的運作。
管業公司收支不平衡，當然是由財政預算偏差所引致。預算不足主要是由兩種原因造成，一是事前無法估計的額外開支，二是某些費用在制訂預算後大幅度加價。
1. 通脹
如通脹高企，會使所需開支超過預期金額。近數年香港物價通縮，這對物業管理的成本影響較少。
2. 突發性事項
一些事前無法估計的突發性事件，可能會增加大廈管理開支，例如火警或漏水等。雖然有保險賠償，但並不能完全補償有關損失及開支。
3. 政府修改條例
近年香港政府對樓宇結構安全、消防安全及電力裝置等，均提高要求，例如勘察及維修樓宇結構安全、供電安全系統及維修斜坡等。為了符合法例要求，往往要更新原有系統或進行改善工程，動用額外資金。
4. 樓齡高邁
大廈原有之設施隨時日損耗，使維修費用增加，甚或已無法維修，必須更換系統。除非業主能集資進行大維修，全面更新系統，否則維修費高昂，效益卻日漸低落。
6.2.3 如何平衡管理開支
遇有超支，會產生兩種後果，一是延誤應予進行的維修，二是由管業公司代為墊支，業主們經法團批核後可欠管業公司債項。解決方法是必須向業主全面交待及解釋，超支或延誤維修的情況，及後向業主集資。一般程序如下︰
1. 管業公司所墊支的金額，需清楚列明在已審核的資產負債表上。
2. 詳細列明所需維修項目於預算表內，作為非經常性開支的一部份。
3. 事先進行招標報價，讓業主了解各項工程所需費用。金額通常是業主決定維修與否的關鍵因素，事先報價可免業主同意維修項目後，因所需費用高昂而反對。
4. 把上述報告提交周年業主大會討論。
5. 如所需資金龐大，可分期集資。
6. 除特別情況，上述費用按業權份攤分。
7. 一切招標報價程序，必須按照《建築物管理條例》之規定進行，一萬元開支需最少取得三份報價，超過十萬的要公開招標，並最少取得五份報價，招標前要詳細訂出工程項目、規格、細則及物料等要求，標書須清楚註明遞交標書地點、投標期限、截標日期及合作條款等。
8. 最好能設立維修基金，可免除突發性集資的困難。否則集資數目大容易使業主產生抗拒的情緒，逐項集資則使業主不勝其煩，所以，能使工程資金常規化最為理想。但要在舊大廈實行此制度著實不易，業主會視之為變相大幅度增加管理費而作出反對。缺乏維修基金，正是大部分舊大廈長期缺乏維修，令設施陳舊的原因。
9. 透過另行集資，可令管理費用在日常運作上，減少額外支出，收支自然容易平衡。
6.3 物業管理資金籌措
由於房產物業的維護、修繕、改建、更新和管理，都需要投入一定的人力和物力，因而要有大量的經費開支，資金籌措是物業管理正常運轉的基礎，保證受託物業提供優美、安靜、舒適、安全、方便的生活環境，提供完善和周到的服務，並發揮物業最佳使用效益和經濟效益。
6.3.1 管理費預算及分攤
業主經常因增加管理費作出投訴。其實按香港現行的法例，管理公司不能承包管理費用，而是以實報實銷的方式向全體業主收取管理費，而管理費之中則包含了管理公司的服務費（即利潤或可稱為經理人酬金）。
1. 管理費的開支項目
業主或租客付予物業管理公司作為管理、維修及保養公共地方及設施的費用，基本上包括以下各項開支︰
（1）員工薪金
（2）員工公積金及其他津貼
（3）保安費
（4）清潔費
（5）公共水費
（6）公共電費
（7）電梯保養及維修
（8）水泵保養及維修
（9）保安系統保養及維修
（10）消防設備保養及維修
（11）中央空調系統保養及維修
（12）會計費
（13）核數費
（14）律師費
（15）雜項維修費用
（16）管理處開支、如租金、水、電費、文具費
（17）園藝費
（18）保險費
（19）更新及改善基金撥備
（20）緊急備用金及其他雜支
2. 管理費的分攤
管理公司的服務費通常以所佔之面積作為分攤管理費的基礎。例如某建築物以10平方米作為1份，假設總建築面積為10萬平方米，即總份數為1萬份。若某戶所購入之單位面積為60平方米（即6份），該戶所應負擔的管理費應為︰
（預算中的管理費）X 6 ÷ 10,000
譬如，預算中的管理費 = 120萬，則該戶的管理費應為︰
$1,200,000 X 6 ÷ 10,000 = $720（平均每平方米為$12）
通常管理費的計算以「管理份數」（Management share / unit）為基礎。為著簡化計算面積及考慮到個別業主所享受不同的管理服務，例如地下商舖價值雖高，但用不著電梯服務，在這情況下，管理費可分三種計算方式。舉例，若某小區有面積不同的單位多種，由50平方米至120平方米不等，則可以將50至60平方米者作5份管理份數計，61至70平方米作6份管理份數計，如此類推。至於地舖之份數則適當調低，反映其享受的管理服務有別於樓上的住戶，然後每戶業主按所獲分配的份數比例分擔管理費。當然任何外攤管理費的方式都應該按公平原則，及視乎物業之實際情況而釐定。
另外，管理費的分攤方式也可以樓宇的價值作為「業權份數」（undivided share）的基礎。例如以每10元售價作為壹份業權，假設整項物業總值8,000萬元，即等於有800萬份業權。若某業主購入的單位售價為100萬元，即表示擁有10萬份業權，某業主所應負擔的管理費應為：
（預算中的管理費）X 100,000 ÷ 8,000,000
但這種計算方式只能在一手業主交易時作價訂定，日後因樓價波動大，售價就難以作為分攤的基準。
管理費的分攤，還要視乎業主或租客共同享用之公共地方及公共設施，例如︰
．電梯大堂、通道、樓梯、花園。
．供電、煤氣、自來水等設施、水泵、電梯、公共地方之渠道、管道、排污設施、公共天線、保安系統、中央空調等等。
但業主室內設施則不能當為公共設施，業主或租客需自行負責有關維修保養費。
3. 編制管理開支預算
在編制管理開支預算時，還必需參考以下因素：
（1）過往之支出模式
（2）通貨膨脹的趨勢
（3）大型設備的保養合約條款及協議的費用
（4）設備的折舊情況，如中央空調系統須預留「重置基金」（Amortization Fund）
（5）改善工程的費用，如加添保安設備、翻新外牆、更換管道等，以及初期的開辦費用，如管理處的設備、購買無線電對講機、大型垃圾桶、巡邏車輛等。
如物業管理公司不欲將上述第（4）及（5）兩項未來之支出作為日常運作費用，可另設立「改善工程基金」及「基本建設重置基金」。
6.3.2 物業管理資金預算方法
籌措物業管理資金計費標準的核算，是物業管理重要的一環，也是物業管理資金能否順利籌措到位的關鍵。一般籌措物業管理資金計費標準的常用方法有四種。
1. 成本法
成本是指物業管理公司首先按市場行情和實際費用支出，計算出物業管理費的成本價，然後加上一定的利潤率計算出的管理酬金，得出籌措物業管理資金計費標準的方法。成本法的關鍵是：收入和支出都是按實際成本計算，在收支平衡的基礎上維持一定的利潤率。
2. 對比法
這種方法也叫參照法。它是指參照同類物業管理費的計費標準，逐一估計每項管理支出和收入的辦法。參考對象可以是計費標準完善、執行效果良好的同區或經濟發展水平接近地區的同類物業。
3. 經驗法
這種方法是指，在掌握不同類型物業管理費計費標準及執行效果後，根據以往經驗確定受託管理物業的計費方法。這種方法比較實用、簡單。
4. 綜合法
這是指綜合上述三種方法的優點，對多種計費方案反覆比較、修改，最後制定最佳計費標準。用此方法制定的標準吸收了前三種方法的優點，所以具有很強的實用性。
6.3.3 物業管理資金籌措原則
1. 「量出為入」原則。在計算管理費時，物業管理公司不應抱有「量入為出」的態度，應該先評估所有預計之支出，然後決定管理費之水平。「量出為入」原則指在籌措物業管理資金，確定各種收費標準時，應嚴格按各項支出需要來計算確定。無論發展公司或分層業主，必須各自負責仍未賣出或空置單位之管理費，否則管理公司便會頓失預算。
若每月的管理費收入多於支出，有關盈餘便會撥入下期。若出現超支現象，則管理公司可從滾存的盈餘去補貼赤字，或提高管理費；有時，在適當時間，甚至可要求業主分攤集支繳足赤字。
2. 物業管理公司的收支要達到平衡及略有盈餘，亦應包括預算合理利潤（管理酬金，或稱為管理利潤）。
3. 相對穩定、適當調整原則。收取各種物業管理資金，涉及發展商、各業主和住戶的切身利益，一旦收費標準確定並為人們所接受後，就應保持相對穩定，至少保持1至2年不變。但由於經濟發展和人們生活水平提高及通貨膨脹因素，收費標準可以在適當的時候作出適當調整。
6.3.4 資金籌措渠道
作為業主，在委託物業管理公司管理物業，要求適時維修、更新公用設備、共用設施之同時，絕對有義務分擔一部分維修基金；另一方面，作為房產物業的所有者 — 業主，應該認識到，與其所持物業不可分割的公共部位和共用設施，會隨著使用樓齡的增長而逐漸損耗和老化，引致部分公共設施的價值下降，由於不可分割性，便直接影響到業主擁有的物業價值。而維修基金的逐年積存，則正好抵銷這一貶值部分。業主繳納的維修基金似乎是一項費用支出，但實質上是業主在管理撥備逐年逐月的積累，因此，業主分擔一部分維修基金亦合乎情理。
一般更新公用設備的維修基金，從管理費中收取，其計算方法如下︰
由於對房產物業的維修要求不盡相同，加上接管物業的性質、類型、對象不同，因此對業主收取的維修基金的標準也有異，目前仍缺乏統一標準。
6.4 日常綜合管理費的使用與管理
6.4.1 日常綜合管理費的構成
日常綜合管理費是指物業管理公司為了保證物業管理服務正常運作，而向業主或住戶收取的多項日常物業管理費用，包括以下各要點︰
1. 物業管理公司為聘用日常管理人員和維修工人的工資、津貼和福利支出等。
2. 保險費
指物業管理公司為物業投保公共設施財產保險（如火險、災害險等）、第三保險，及勞工保險等各種責任保險所需的支出。
3. 行政費
指物業管理公司管理部門人員的工資、辦公用的文具、紙張、賬表、印刷、郵電、書報、會議、水電費、差旅交通費、公共關係費、廣告費等。
4. 公用水電費
物業管理公司因大廈運作所耗用的水電費，如公共照明系統包括大廈、電梯、走廊、路燈、裝飾燈（含節日裝點燈）的用電等費用，及公共地方用水等費用。
5. 保安服務費
指物業管理公司為維護所轄區域範圍內的日常公共秩序，保安保衛警戒所需的費用。支付給保安人員的工資、津貼、福利支出、保衛系統設備的維護費、保衛工具雜項（如警棍、電池、手電筒等），或者支付承包專業保安公司的月費。
6. 環境衛生清潔費
指為保持物業環境衛生清潔所需的費用，包括清潔工人的工資、津貼、制服費和垃圾清運費、垃圾桶、垃圾袋購置費，和清潔所需的物料等費用。
7. 綠化養護費
指物業管理企業為護花種草，美化環境所需的各項費用支出，包括綠化用的材料費、工具器具費、綠化種植再造費、綠化養護工人工資、獎金、津貼，綠化用水費等。
8. 公共設施日常維修費
指一般公共設施和特殊公共設施的日常維修費用。包括公共照明系統、抽送風電機、供排水設備系統、供配電設備系統、消防系統、公共建築道路和電梯、中央空調、閉路電視設備系統等日常維修費用。
9. 其他日常管理費
指除上述各項費用開支以外，其他各項日常雜項的管理費用。
從上述日常管理費的構成中可以知道，有些費用如辦公行政費等，是屬於相對固定的費用，並不隨著所接管物業的數量而增減。
6.4.2 制定預算的考慮因素
物業管理公司在制訂日常所需綜合管理費的預算時，要考慮以下幾個因素︰
1. 計劃期內接管物業類型、性質、結構、設備設施裝置及管理服務要求；
2. 類似物業的以往歷史資料和日常綜合管理費的經驗數據；
3. 對未來通貨膨脹率的估計。
此外，選擇物業更新方案亦應考慮以下兩個因素：
1. 物業最佳更新周期的確定
物業管理公司在考慮物業是否需要更新時，不僅要考慮其物理上的耐用年限，而且要考慮其經濟上的可使用年限，即能帶來經濟效益的年限。為此，則要通過計算物業的經濟壽命期來確定物業的最佳更新周期。
物業的年成本，主要是由物業的「年投資成本」或等額年投資成本和年使用維修費構成。物業使用年限越長，則平均年投資成本越少，但如果物業已老化，則支出的日常維修費等年使用費就會增多；反之，物業使用年限越短，雖然各年支出的日常維修費可減少，但年投資成本卻會較高。因此，將年投資成本和年使用費相加，選其成本總額最低的年限，即為物業的最佳更新周期。
2. 物業更新時間的選擇
物業隨著使用磨損和自然損耗，維修等使用費會逐年增加，如果延續使用，會使物業的日常使用成本提高，在經濟上不合算，需要更新；另一方面物業陳舊的外觀、造型和使用性能上的落伍，亦會給業主或租房造成客流量減少、租金收入減少、營業收入降低等情況，帶來使用效益和經濟效益降低的後果，也需要更新。那麼，舊的物業究竟在何時更新最為合算呢？這就要通過採用新物業和繼續使用舊物業的經常維修作一比較。
6.5 溝通的重要性
6.5.1 與業主建立互信關係
若要好好把握物業管理的技巧，物業管理公司與住戶建立良好的溝通，是不可或缺的。管理公司內部有良好溝通，公司就可以輕易達到合格的服務水準。否則，所管理的大廈必然問題叢生。
管業經理是財政開支的把關者，必須審慎考慮每一個項目支出。工程維修是最容易超支的項目，必須製定嚴謹的批核程序，確保不會超出預算。財政預算中有專款用作維修之用，一旦超出預算，必須報告及解釋，並尋求節流之道。業主是管業公司的顧客，也是老闆，若彼此不能好好溝通，在這個重視個人權益的時代，恐怕難以有效管理。當然，管業公司在某些情況下，難免與個別業主有衝突，但無論如何，它與整體業主的利益是相同的。
業主往往因為對管業公司的運作不了解，而對大廈環境漠不關心，管理公司亦不善於這種政治性的工作，很難與眾多業主建立互信關係。要打破這種局面，必須透過業主組織，當中最有效的，莫過於業主立案法團。法團成員來自業主，是業主的代表，在業主中有認受性，某些事情由法團出面，較易取信於業主。
物業管理公司除與業主立案法團或委員會開會作出意見交流，亦應該定期在大廈貼出通告，讓住戶了解某些管理措施的最新進展及設施情況。就以機電設備損壞為例，管理公司可以通過通告形式，讓住客知道最新情況，一來住客可以清楚事件發展，增加信心，同時也自然促進彼此的意見溝通。
例如大廈出現物業更改用途及違例建築物時，物業管理公司可以通過業主組織，要求住戶拆除違例建築物，以及將用途更改回原有用途，否則，管理公司可引用公契及物業管理條例，循法律途徑解決。相信管理公司通過業主委員會備案，整件事會更容易和諧地解決。
若涉及運用資金賬目的問題，物業管理公司與住戶更需要溝通。例如住客要求強保安工作，在舊式大廈增設閉路電視等防盜設備。因此，若果要滿足住戶的需求，便需要支出大筆金錢添置防盜器材。假如通過業主委員會之認同及支持，住戶會較為容易接受分擔增加防盜器材開支的方案，有關工作便得以盡快展開。另外，物業管理的賬目問題，也倍受關注，因為未必所有人士都了解會計上的賬目，但有了業主委員會的組織，則可以安排雙方皆信賴的核數師來審核賬目，證明物業公司沒有濫用資金，增加住戶對管業公司的信心。
水能載舟，亦能覆舟，一個運作不健全，對大廈管理運作一無所知的法團，是管業公司的災難。由於法團成員通常對物業管理不認識，對法團的運作方法，及有關之法例及程序亦可能不甚了了，成員間難以建立共識，其他業主亦會對法團的工作提出質疑，結果只會製造混亂。
管業公司在利己利人的原則下，大可主動協助法團彼此了解運作，提供專業意見，替法團做一些行政工作，使法團的運作踏上軌道，法團委員更可作為管業公司與業主間的橋樑，使法團發揮其應有的功效。
6.5.2 與員工建立良好的溝通關係
良好的溝通包括適當的內部聯繫。上情下達，上層的訓令，基層人員有否切實執行，這是一般管業公司時常面對的障礙。事實上，由於人手問題，又或者基層人員經驗不足，以致上層管理人員明知問題所在，鑒於人手資源缺乏，致使無法解決。
究竟如何將訊息清楚傳達予下層，而下屬又如何將訊息反映到上層，怎樣才有理想的溝通渠道？物業管理公司經常都要處理很多繁瑣問題，例如停車場油漬、廁所鹹水供應中斷之類的投訴都十分普遍，公司怎樣才可知道大廈的所有問題？諸如此類，不勝枚舉，其中的一個可行方法就是每天早上舉行一次簡短（越短越好）之例會，聆聽各小組負責人的報告，包括過去二十四小時內發生的事項。各小組主管因為要在會議上提出報告，亦促使小組主管平日相互了解基層人員的工作，而且上層主管也可以在會議上將公司政策傳達到小組主管，因而使公司運作上有緊密的協調。
會計部常説某住戶未有交管理費，亦不了解住戶欠交清潔費用的原因。其實住戶可能是因為對垃圾延遲清理不滿，以遲交管理費引起管理人的注意。故此，若公司能全面協調工作，物業管理效率自然增加，許多微瑣的問題，若置諸不理，可能會演變為大問題。
例如住戶投訴停車場治安不理想，上層人員當然可以馬上發出指令要求基層人員加強巡邏停車場，但如何知道基層人員有沒有切實執行指令？公司主管可以通過一些簡單措施，監察指令的執行，包括規定管理員簽到、打更鐘，保證管理員在一定時限巡視停車場，亦可要求管理員紀錄每一部出入停車場的車的車牌。
此外，大廈管理是每天二十四小時不停運作，而管理人員也分不同時間上班。為了讓早班人員與晚班人員有更佳的銜接，應該設有約半小時的「交接更時間」，讓上更人員交待未完的職責予下更人員。
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